Preencher inúmeras planilhas e atrasar alguma entrega por um imprevisto que a manutenção prévia teria evitado são alguns dos problemas que um profissional de logística poderia resolver com o uso de um sistema de gestão de frotas adequado.
Esse recurso é importante pois a plataforma disponibiliza ferramentas ideais para controle de frota, acompanhamento do desempenho dos veículos e dos motoristas, cálculo de despesas, analise da eficácia das rotas e redução dos riscos e prejuízos do dia a dia.
Pensando nisso, a Ruff reuniu informações importantes sobre esse sistema e todos os pré-requisitos que você deve observar para escolher o melhor para a sua empresa. Leia o artigo e tire suas dúvidas!
Para que o sistema de gestão de frotas serve?
Com o sistema de gestão de frotas você pode acessar, em um único lugar, as informações essenciais sobre o processo logístico da sua empresa e otimizar o gerenciamento das suas entregas.
Além disso, com a ferramenta você pode entender o quanto está gastando e em quais setores pode economizar, saber quais as atividades de manutenção são necessárias, ter detalhes dos veículos usados e monitorar a rota e a qualidade dos serviços executados por seus colaboradores quando eles estão na estrada.
Quais são os benefícios desse software?
Reduzir custos
Um dos maiores geradores de custos nesse ramo é a manutenção tardia em veículos. Então, fazer a revisão da frota no tempo adequado e corretamente evita gastos com assistências não programadas, possíveis atrasos no trajeto e, consequentemente, impede atrasos nos prazos das entregas.
Quando menos imprevistos surgir durante o percurso menor serão os custos, e isso significa mais dinheiro ganho.
Ainda, com o oferecimento de rotas otimizadas, a plataforma de gestão logística ajuda você a reduzir outros custos operacionais, principalmente quando o assunto é combustível.
Automatizar processos
Automatizar é uma tendência que está crescendo em diversos setores e não seria diferente com a gestão de frotas. A automação pode tornar as tarefas manuais e de rotina mais fáceis e eficientes, e não é à toa que trocar humanos por robôs em processos operacionais tem ganhado cada vez mais a aprovação das empresas.
Enquanto, com pessoas, realizar a gestão dessa atividade pode deixar o trabalho mais lento, ineficiente, complicado e cansativo, com a automatização o processo é transformado em algo padronizado com erros e falhas minimizados.
Detalhar gastos
A implantação do sistema gestão de frotas em sua empresa significa o fim da maneira ultrapassada do acompanhamento de gastos que, além de ser uma forma cansativa, complexa e burocrática, aumenta as chances de erros serem cometidos, por ser de forma manual.
Desta forma, o uso do software pode trazer uma nova maneira de acompanhar os seus gastos, com mais dados, praticidade e rapidez. Com a ferramenta sua empresa poderá identificar problemas, como por exemplo, um veículo ou colaborador que está gerando mais custos do que a média e, assim, elaborar treinamentos pra diminuir essas despesas.
Ganhar mais produtividade
O sistema para gestão de frota, permite que sua equipe tenha mais produtividade.
Depois de organizar melhor sua operação, conhecer a origem dos custos e despesas, programar a realização das manutenções e diminuir o tempo usado para realizar tarefas imprevistas, o crescimento da produtividade da empresa será uma consequência.
Também, em alguns casos, a escolha da melhor rota, faz com que o tempo gasto pela frota seja diminuído a ponto da disponibilidade de veículos aumentar, fazendo com que sua empresa faça mais, em menos tempo.
Conhecer seus funcionários
Com um sistema logístico é possível monitorar o comportamento do condutor do veículo. Você terá acesso a informações como a velocidade média e a quantidade de aceleradas bruscas e freadas realizadas, por trecho, além de outros fatores que interferem no consumo do combustível.
Como dito anteriormente, saber como o condutor dirige é essencial para você descobrir pontos que estão aumentando os gastos da empresa e criar um treinamento para os motoristas, educando-os com detalhes que fazem toda diferença nas despesas mensais.
Como escolher o sistema ideal?
Para que o processo da frota seja otimizado e agilizado é importante escolher o software certo, já que o sistema de gestão de frotas de veículos ideal é o que atende as suas necessidades. Veja alguns pontos para levar em consideração na hora da sua escolha:
Suas principais necessidades
Não adianta adquirir um sistema de gestão de frotas de veículos que oferece suporte e capacitação para um pequeno negócio se você tiver uma grande empresa.
Isto significa que antes de começar a verificar o que todos os programas têm a oferecer, você precisa saber o está precisando e o que é importante pra tornar a sua gestão logística em uma atividade eficiente.
Armazenamento e praticidade
Tenha preferência por serviços que guarde os dados na nuvem, pois esse armazenamento a distância torna os dados mais acessíveis e com acesso à internet você poderá gerenciar sua operação de qualquer lugar.
Além disso, não precisar instalar o software na sua empresa, evita mudanças internas e estruturais, e mesmo que aconteça algum imprevisto no sistema, como perda de sinal, queda de energia ou algum outro problema interno na provedora da solução, os dados da sua frota continuarão seguros na nuvem.
Pense no futuro
Na hora de contratar o sistema de gestão de frotas, é importante pensar em um contrato a longo prazo.
Para evitar gastos com migração de dados ou insatisfação e necessidade de troca de um sistema por outro, pense em todos os detalhes da sua empresa no amanhã. Qual demanda pode surgir no futuro, o quanto sua operação pode crescer e quais necessidades podem surgir.
Depois dessas perguntas respondidas você deve pesquisar se suas necessidades poderão ser atendidas pelo sistema que está contratando ou se a longo prazo será necessário mudar de fornecedor
Quantidade não é qualidade
De nada adianta pagar barato ou escolher uma plataforma que ofereça muito se o mais importante que é resolver seus problemas, ela não faz.
Então, primeiramente, tenha suas necessidades bem detalhadas e conte com um planejamento baseado na realidade da sua empresa.
Tem dúvidas? Questione!
Antes de fechar contrato, é de extrema importância que você não fique com dúvidas de como o sistema de gestão de frotas funciona e sobre todas as funcionalidades que são oferecidas por ele. Isso poderá fazer com que arrependimentos ou surpresas desagradáveis que afetam suas operações sejam evitadas.
Também, é aconselhado fazer uma busca nas redes sociais para saber as opiniões de outras empresas que já usam o sistema, questionar o fabricante sobre a possibilidade de personalização e solicitar uma avaliação de um profissional de tecnologia – converse com os profissionais de TI ou marque uma reunião com a fornecedora do serviço.
Ao longo do texto destacamos aspectos sobre o uso dos avanços tecnológicos a favor dos processos logísticos. Se você já passou ou passa por um desafio com o controle dos seus veículos, fique à vontade para deixar uma mensagem nos comentários ou nos contar sua experiência com um sistema de gestão de frotas.
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